PDF richtig schwärzen

Die Kurzfassung

Nimm ein Werkzeug, das den Text entfernt, nicht eines, das ihn nur abdeckt. Öffne dein PDF im Schwärzungs-Werkzeug von pdfanonym, markier, was weg muss (oder such danach), drück Anwenden, lade die Datei herunter und prüf das Ergebnis: Versuch die geschwärzten Wörter zu kopieren und zu suchen. Kommt nichts zurück, hat die Schwärzung funktioniert.

Der Rest dieses Leitfadens erklärt, warum dieser Test so wichtig ist und wie du mit den Fällen umgehst, an denen viele scheitern.

Warum schwarze Rechtecke versagen

Eine PDF-Seite besteht aus Anweisungen: „Schreib diese Zeichen hierhin“, „zeichne diese Form dorthin“. Wenn du ein schwarzes Rechteck über einen Namen legst, kommt einfach eine Anweisung obendrauf. Die Anweisung, die den Namen schreibt, steckt weiterhin in der Datei.

Auf dem Bildschirm und auf Papier sieht das perfekt aus. Doch markier den Bereich und kopier ihn, und der Name landet in deiner Zwischenablage. Durchsuch das Dokument, und der Reader springt direkt zu ihm. Programme zur Textextraktion, Suchmaschinen und KI-Assistenten lesen die versteckten Wörter genauso leicht wie die sichtbaren.

Das ist kein theoretisches Risiko. 2019 enthielt ein Schriftsatz der Anwälte von Paul Manafort in den USA „geschwärzte“ Passagen, die Journalisten einfach per Kopieren und Einfügen sichtbar machten. Ähnliche Pannen haben in vielen Ländern Sicherheitshandbücher, Verträge und personenbezogene Daten offengelegt.

Schritt für Schritt: ein Text-PDF schwärzen

1. Behalte das Original. Schwärzen ist absichtlich endgültig. Arbeite mit einer Kopie.
2. Öffne die Datei in einem echten Schwärzungs-Werkzeug. Bei pdfanonym ziehst du sie auf die Seite zum Schwärzen, sie wird lokal geöffnet.
3. Finde jedes Vorkommen. Gib einen Namen, ein Aktenzeichen oder eine Nummer ins Suchfeld ein und drück Alle markieren. Die Suche ignoriert Groß- und Kleinschreibung und Akzente, „Müller“ findet also auch „MULLER“. Wiederhole das für jede Angabe.
4. Markier den Rest von Hand. Zieh über Passagen, klick auf einzelne Wörter, doppelklick auf eine Zeile, um sie ganz zu erfassen.
5. Anwenden. Der Text unter jeder Markierung wird gelöscht und durch einen schwarzen Balken ersetzt (oder durch eine weiße Fläche, wenn dir das lieber ist).
6. Entferne auch die Metadaten. Lass die Option angehakt: In den Feldern Autor, Titel und Software stehen oft genau die Namen, die du gerade geschwärzt hast.
7. Herunterladen und prüfen (siehe unten).

Ein gescanntes PDF schwärzen

Ein Scan ist ein Foto einer Seite. Da gibt es keinen Text zu löschen, nur Pixel. Das hat zwei Folgen:

• Die Suche nach einem Namen findet nichts, du musst jedes Vorkommen mit dem Auge aufspüren.
• Die Schwärzung muss das Bild selbst verändern. In pdfanonym wechselst du in den Modus Bereich, setzt in den Optionen den Haken bei Bilder und ziehst über jede Passage ein Rechteck: Die Pixel darin werden aus dem Bild gelöscht.

Manche Scans enthalten außerdem eine unsichtbare OCR-Textebene, die der Scanner hinzufügt, damit das Dokument durchsuchbar ist. Dann muss auch diese versteckte Textebene weg. Der Modus „Bereich“ entfernt unter dem Rechteck sowohl den Text als auch das Bild.

Fünf Tests vor dem Versand

1. Kopiertest. Markier den geschwärzten Bereich, kopier ihn und füg ihn in einen einfachen Texteditor ein. Es darf nichts erscheinen.
2. Suchtest. Durchsuch das PDF nach jedem geschwärzten Wort. Null Treffer.
3. Eigenschaftentest. Öffne in deinem Reader Datei, dann Eigenschaften. Autor, Titel und Betreff dürfen nichts verraten.
4. Kommentartest. Öffne die Kommentarleiste: Anmerkungen aus der Überarbeitung können genau die Passage zitieren, die du entfernt hast.
5. Anhangtest. Achte auf ein Büroklammer-Symbol oder eine Anhangleiste. Eine eingebettete Datei kann das ungeschwärzte Original enthalten.

Schwärzen und DSGVO

Gibst du ein Dokument auf ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO heraus, müssen Daten über andere Personen in der Regel entfernt werden, oder die Herausgabe muss begründet sein. Schwärzen ist der übliche Weg dafür. Machst du das über einen Dienst mit Upload, schickst du die Daten dieser Personen an einen weiteren Auftragsverarbeiter, über den du dann Rechenschaft ablegen musst. Ein Werkzeug, das lokal arbeitet, erspart dir diese Frage ganz.